Hvordan gjennomføre en undersøkelse etter en konferanse eller seminar

Som du vet så er ikke arbeidet med en konferanse eller et seminar over selv om selve arrangementet er gjennomført, og siste gjest har forlatt lokalene.

Når dagen er over skal det analyseres og rapporteres. Men det er også viktig med reell tilbakemelding, slik at du og din bedrift kan gjøre det enda bedre neste gang.

Den enkleste måten å gjøre dette på er å sende ut en undersøkelse. Men hvilke spørsmål bør du stille? Og hvordan utformer du skjemaet?

Målet er å analysere opplevelsen til gjestene dine fra de fikk invitasjon eller fant konferansen/seminaret og meldte seg på til de dro fra arrangementet.

Fordelen av å gjennomføre en undersøkelse er at du vil kunne forbedre fremtidige konferanser eller seminarer, samt at du kan benytte muligheten til å påpeke og minne gjestene på fordelene ved eventet. En annen bonus er at du viser at deres mening betyr noe for deg og knytter kontakt. I tillegg kan du forhåpentligvis også forhindre negativ omtale dersom noe ikke fungerte slik som planlagt ved å belyse og beklage dette på en gjennomtenkt måte.

Formulering er naturligvis derfor et viktig punkt for utforming av undersøkelsen.

Hvilke form på svar ønsker du?

Når du lager en undersøkelse bør du tenke på hva målet ditt er. Definer hva du vil fremheve, og hvilke kriterier det skal baseres på.

Åpne eller lukkede spørsmål?

Åpne spørsmål lar mottaker skrive så mye eller lite de vil, det kan være bra dersom noen har behov for å uttrykke seg og du kan muligens samle inn mye data. Men mange misliker åpne spørsmål og har ikke tid til å bruke mye tid på undersøkelser, og kan da oppleve dette negativt.

En fin middelvei er å ha bokser man kan huke av for ‘ja’, ‘nei’ og ‘vet ikke’, samt et åpent felt for ekstra kommentarer, men som ikke er påbudt å fylle ut.


Flere valg

Noen ganger er det fint, eller nødvendig, med flere svaralternativ. Et eksempel kan være:

Hvilke tidspunkt foretrekker du for en konferanse?

9 til 11, 9 til 12, 12 til 14, 12 til 15


Skala

Et velkjent alternativ som kan være positivt, men også vanskelig å både svare på og lese av. Det kan derfor være smart å begrense skalaen. Istedenfor «På en skale fra 1 til 10», kan det være fint med «Misfornøyd, Litt fornøyd, Fornøyd og Veldig fornøyd». Prøv å unngå å gi mulighet til å være nøytral da du ikke lærer noe av det.


Rekkefølge

Tenk på at den som skal svare på undersøkelsen bruker av sin verdifulle tid, så gjør det enklest og kjappest mulig for dem å gjennomføre den.

Strukturer spørsmålene logisk og etter behov. Ikke la dem gå lei ved å svare på demografiske spørsmål, dersom det ikke er viktigst for deg. Du kan gjerne ha med noen praktiske spørsmål om alder, kjønn osv. for den informasjonen kan være verdifull i forhold til trender, endringer og hvilket publikum dere kanskje bør fokusere på, men legg de spørsmålene til slutt da de er enklest å svare på.


Tenk på språket du bruker

Måten du snakker til ditt publikum på er like viktig i alle kanaler. Det bør gjenspeile din forståelse av gjestene dine. Unngå å benytte for teknisk språk, og dersom det er nødvendig kan du vurdere å definere terminologi.

Dette vil jo selvsagt være relatert til hva konferansen eller eventet handler om og hvem målgruppen er, men igjen, gjør det enklest mulig for mottaker å svare på dine spørsmål.


Test undersøkelsen din

Etter å ha utformet en undersøkelse bør du teste den på en kollega eller to. Kanskje de reagerer på en formulering eller om et spørsmål er for passivt, eventuelt for ledende. Du ønsker å få mest mulig ut av svarene.


Faktiske eksempler på spørsmål du kan stille i en undersøkelse etter en konferanse eller arrangement:

Hver undersøkelse er unik avhengig av type konferanse, event eller arrangement, og du vet best hva du trenger svar på. Men en blank side kan skremme enhver, så her er noen gode eksempler på spørsmål du kan inkludere i din undersøkelse.

Hvor mange ganger har du deltatt på dette arrangementet?

En gang

To ganger

Flere enn tre ganger

Hvorfor deltok du på denne konferansen?

Var du fornøyd med mottagelsen du fikk?

Veldig misfornøyd

Misfornøyd

Fornøyd

Veldig fornøyd

Planlegger du å delta på neste konferanse?

Ja

Nei

Vet ikke

Hva kan vi forbedre til neste gang?

Å lage en god undersøkelse er ikke lett. Du må finne rett antall spørsmål, formulere dem riktig og gjøre det enkelt, slik at du får den informasjonen du ønsker.

Husk å teste på en kollega eller to før du sender den ut, og tenk på at undersøkelsen bør være mobiltilpasset.

Lykke til!

Skal du arrangere en konferanse, et seminar eller et viktig møte? Vi hjelper deg gjerne med planlegging, gjennomføring og annet. Ta kontakt for en uforpliktende prat i dag!